Faire face à des retards de paiement peut impacter vos marges et consommer beaucoup d’énergie pour tenter de les résoudre. Nous vous livrons quelques conseils pour les éviter.
Le secret d’un bon recouvrement réside dans des procédures bien ficelées, systématiques et cohérentes avec toujours en vue le maintien de votre relation commerciale. La tâche n’est pas simple mais elle est indispensable pour soutenir votre trésorerie.
Parcourez ces quelques conseils et mettez-les en pratiques.
1. Le contrat commercial
Fixez clairement les conditions de vente. Prévoyez une clause sur les intérêts de retard en cas de paiement après la date d’échéance et une autre sur la réserve de propriété concernant les marchandises non payées. Idéalement, l’acheteur doit signer ces conditions de vente en même temps que la commande.
2. Soyez constamment sur vos gardes
Vous devriez théoriquement vérifier la solvabilité de vos prospects. Cependant, cela peut être sans utilité si vous rencontrez des difficultés avec un ancien client. Soyez donc constamment sur vos gardes et observez les signaux d’alerte, tels que les paiements différés, les chèques en chiffres ronds ou non signés.
3. Facturez sans attendre
Établissez une facture correcte dans les meilleurs délais. Veillez à ce que la date d’échéance soit clairement indiquée.
4. Prévoyez un suivi
Selon le montant en question, prévoyez une relance dès le troisième jour après avoir posté la facture. Déclarez simplement que vous vérifiez si le client est content des produits livrés ou du service effectué. À supposer qu’il le soit, demandez-lui de confirmer s’il a bien reçu la facture et l’a transmise pour paiement.
5. Facture en retard de paiement
Le lendemain de la date d’échéance de la facture, téléphonez à votre client et demandez-lui poliment s’il y a un problème puisque la facture est échue. La seule excuse pour l’absence de paiement est de ne pas avoir les fonds disponibles. Toute autre explication ne peut être que fantaisiste. Restez poli, mais insistez. Faites remarquer que dès cette date, les intérêts de retard commencent à courir sur le montant de la facture.
6. Le suivi des appels
Conservez les notes de chaque entretien avec votre client et envoyez-lui par mail un résumé de ce qui a été convenu après chaque appel.
7. Le paiement est en cours…
Si le client dit qu’il va poster un chèque, demandez-lui de l’expédier en courrier prioritaire et attendez 3 jours pour le rappeler. S’il s’agit d’un virement il doit être en mesure de vous prouver l’émission avec une copie d’écran par exemple de la confirmation d’exécution.
8. Le paiement est parti… à nouveau
Demandez à avoir une preuve par email du chèque signé ou du virement réalisé.
9. Visitez votre client
S’il s’agit d’une société locale, téléphonez dans la matinée et dites que vous vous présenterez à l’accueil chez eux pour recevoir un chèque à une heure déterminée de l’après-midi. Préparez-vous à devoir attendre si nécessaire.
10. Écrivez une lettre
Si votre client est trop éloigné pour lui rendre visite, écrivez-lui une lettre d’un ton neutre énumérant simplement les faits. Attirez l’attention de votre client sur les conditions de vente et énumérez chacun des rappels que vous lui avez adressés pour le relancer en y joignant un résumé des entretiens téléphoniques que vous avez eus avec lui.
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